Allround administratief medewerker Blaarmeersen

Situering van de functie

Het departement sportbeheer van Farys beheert publieke (stedelijke en gemeentelijke) zwem- en sportaccommodaties. Daarbij staan we onder meer in voor de exploitatie van deze accommodaties, inclusief de inzet van mensen en middelen. In Gent staan we zo onder meer in voor de uitbating van sport- en recreatiedomein Blaarmeersen. We werken er met een vast team van een 15-tal medewerkers, aangevuld met heel wat jobstudenten en tijdelijke medewerkers tijdens het hoogseizoen.

Functie

Als allround administratief medewerker zorg je tijdens het hoogseizoen (mei – september) voor administratieve en organisatorische ondersteuning van de dagelijkse werking van dit unieke domein. Dan is Blaarmeersen jouw vaste werkstek. Tijdens het laagseizoen (oktober – april) ondersteun je ook het team administratie van het departement sportbeheer. Dan werk je deels op ons hoofdkantoor en deels op Blaarmeersen.

• Je zorgt voor het administratief beheer van verschillende documenten die een kwalitatieve dagelijkse werking verzekeren. Dit kan gaan over het verzamelen en registreren van diverse checklists, maar ook over het verwerken van bestelbonnen, leverdocumenten, enz.
• Je volgt de inkomsten van de diverse kassasystemen op en registreert de resultaten ervan. Op basis hiervan bereid je overzichten voor die maandelijks gerapporteerd worden.
• Je staat bezoekers en leveranciers op een klantvriendelijke manier te woord en helpt hen gericht verder bij vragen.
• Je ondersteunt bij het beheer van de sociale mediakanalen. Je waakt er mee over dat onze website, Facebook en Instagram pagina’s actuele informatie bevatten. Je bereidt social media posts voor, bv. omtrent aankomende evenementen en activiteiten. En je maakt leuk beeldmateriaal om deze ook nadien in de kijker te zetten.
• Je werkt mee aan het uitbreiden en vernieuwen van het activiteitenaanbod op Blaarmeersen. Je onderzoekt ideeën op vlak van o.a. haalbaarheid, doelgroep, timing en budget en bespreekt jouw bevindingen met je operationeel verantwoordelijke. Je werkt bepaalde activiteiten ook inhoudelijk verder uit. Denk hierbij bv. aan een fietstocht, kinderzoektocht, …
• Tijdens het hoogseizoen (mei – september) begeleid je samen met de operationeel verantwoordelijken de jobstudenten op het domein. Je waakt mee over een efficiëntie bezetting van jobstudenten, stuurt de taakverdeling op het terrein bij waar nodig en ondersteunt jobstudenten bij vragen.
• Tijdens het laagseizoen (oktober – april) werk je deels mee in het team administratie van het departement sportbeheer: je verwerkt facturen, bestelaanvragen, onderhoudsaanvragen, meldingen van klanten, gebruikersovereenkomsten, enz. Je volgt hierbij verschillende mailboxen op en werkt met onze specifieke softwaretoepassingen.
   

Profiel

• Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs.
• Je hebt een eerste succesvolle administratieve ervaring opgedaan.
• Je kan vlot overweg met de courante MS Office software. Ervaring met SAP is een grote troef.
• Je bent bereid tot avond- en weekendwerk tijdens het hoogseizoen (1 op 2 weekends), tijdens het laagseizoen is avond- en weekendwerk niet vereist.
   

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week (met avond- en weekendwerk in het hoogseizoen), …
 

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.