Adjunct Teamverantwoordelijke Administratie (Ronse)

Situering van de functie

Onze zones in Gent, Brugge, Ronse en Asse zorgen voor de exploitatie en de uitbouw van drinkwaterinfrastructuur, riolering en wegenis op openbaar domein. In iedere zone worden de teams die hiervoor instaan administratief ondersteund door een team van administratieve medewerkers. Zij staan op hun beurt in voor o.a. het aanmaken en naverwerken van orders in SAP, het opmaken en opvolgen van bestelbonnen, het verwerken van meetstaten, het verzorgen van werf- en projectadministratie, telefonische klantencontacten, enz. 

Functie

een echte people manager:

• Je coördineert de dagdagelijkse werking van je team. Je zorgt met andere woorden voor een gestroomlijnde werkverdeling en voor een vlotte samenwerking binnen het team. 
• Je laat je medewerkers groeien in hun functie door hen te motiveren, te begeleiden en te sturen. Je bent daarbij hun aanspreekpunt waarbij zij steeds terecht kunnen. Je hebt als leidinggevende aandacht voor resultaten, maar ook voor de motivatie en het welbevinden van jouw medewerkers.
• Je neemt ook zelf een aantal specifieke projecten voor jouw rekening. Dat kan bv. het uitdenken van een dashboard zijn, of het opmaken van een bepaalde rapportering.
• Je faciliteert verder de samenwerking met andere teams, zodat jouw team een efficiënte en klantgerichte ondersteuning op maat kan realiseren. 
• Over teams en zones heen, werk je ook mee aan (administratieve) procesoptimalisaties. Je denkt actief mee hoe zaken anders en/of efficiënter aan te pakken.
• Tot slot neem je jouw team ook mee in de verander- en verbetertrajecten die daaruit voortvloeien. Je creëert betrokkenheid en draagvlak bij jouw medewerkers en geeft hen eigenaarschap. We hechten er belang aan om te luisteren naar elkaar.
• We verwachten een constructief-assertieve ingesteldheid vanuit jouw expertise.

iemand die instaat voor volgende resultaatsgebieden:

• Je coördineert, motiveert, begeleidt en stimuleert medewerkers om de hen toegewezen taken tijdig en kwaliteitsvol af te werken.
• Je staat in voor de informatiedoorstroming naar de medewerkers en organiseert een efficiënte informatieoverdracht.
• Je maakt problemen en conflicten bespreekbaar om zodoende tot oplossingen te komen.
• Je houdt je eigen vakkennis (ook wetgeving en reglementering) en deze van collega’s up-to-date.

iemand die een optimale dienstverlening garandeert:

• Je werkt mee in de dagelijkse behandeling van dossiers. Door je sterke analytische vaardigheden, neem je dossierbeheer, klantvragen en deelprojecten vlot en oplossingsgericht op.
• Je beoordeelt het eigen werk kritisch om de kwaliteit ervan te garanderen.
• Je zet prioriteiten bij het aanvatten van opdrachten om deze tijdig af te werken.
• Je volgt de stand van zaken in dossiers en deelprojecten op.

iemand die de efficiëntie van de entiteit weet te optimaliseren :

• Je bespreekt knelpunten in processen en stelt oplossingen voor.
• Je rapporteert over de stand van zaken en realisaties van dossiers.
• Je bespreekt de planning en prioriteiten rekening houdend met het doel van de operationele entiteit.
   

Profiel

• Je bezit een bachelor diploma en blikt terug op minstens 2 jaar ervaring met administratie in een dienstverlenende omgeving.
• Je kan minstens 2 jaar ervaring voorleggen met het leiden en motiveren van een team.
• Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP of ander systeem is een must.
• Je hebt een rijbewijs B.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Ronse. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk …

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift,
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n).

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.