medewerker Administratie Projecten Drinkwater Gent

Situering van de functie

Netinfradiensten bundelt alle werken rond exploitatie en uitbouw van drinkwaterinfrastructuur en riolering op openbaar domein. Ze opereert daarvoor vanuit 4 zones: Asse, Brugge, Gent en Ronse. In elke zone wordt de operationele dienst ondersteund door een administratief team.

In deze functie maak je deel uit van het administratief team van Gent.
Je levert administratief ondersteunend werk voor de dienst Projecten Drinkwater. Deze dienst is verantwoordelijk voor het vernieuwen, aanpassen en uitbreiden van de drinkwaterinfrastructuur in de zone Gent.
Het team bestaat uit een teamverantwoordelijke en 11 projectcoördinatoren.
 

Functie

Als administratief medewerker werk je ondersteunend voor de projectcoördinatoren en de teamverantwoordelijke van het team Projecten Drinkwater.

Je wordt warm van het volgende takenpakket:
-    Voorafgaand aan een project stel jij de veiligheidscoördinator aan en zorg je voor de nodige meldingen van het project op verschillende platformen (GIPOD, OVAM, Klim-Klip,…)
-    Tijdens voorbereidingsfase van een project zorg je voor het aanvragen van de nodige vergunningen, de aanmaak van de bestelbonnen, het lanceren van de synergievragen alsook het verzamelen van de plannen en documenten in de werfmap. D.m.v. deze (digitale) werfmap maakt Farys alle documenten en plannen over aan de aannemer om tot uitvoering van de werken over te gaan
-    In de uitvoeringsfase sta je de projectcoördinatoren bij door de vervoersdocumenten en afrekeningen te verwerken alsook het dossier klaar te zetten voor het (technisch) afsluiten van het project.
-    Dankzij jouw nauwkeurigheid worden alle uitgevoerde taken bijgehouden in het projectenbeheersysteem (SAP-PPM).
-    Je behandelt de verkavelingsadviezen door  de adviezen/gegevens, opgemaakt door de collega’s, te verzamelen en deze op te laden op het omgevingsloket. Nadat de offertes voor de uit te voeren werken op nieuwe verkavelingen/ontwikkelingen binnen de zone werden opgemaakt verzorg je de verdere communicatie naar de verkavelaar toe om tot slot de verkoopbaarheidsattesten te bezorgen.
-    Je volgt twee mailboxen op: de postbus ‘Netinfrastructuur’ en ‘Synergie-administratie’: je analyseert de inkomende mails en beantwoordt en/of oriënteert naar de juiste betrokken collega.

Daarvoor bouw je gaandeweg diepgaande kennis op van ons systeem en onze procedures. Eens je standaardprocedures onder de knie hebt, kan je je verder specialiseren en je kennis verbreden. Je wordt hierbij ondersteund door je collega’s en je leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden, dan moedigen we je aan om mee te werken aan het optimaliseren van onze procedures en processen.
Onze werking is sterk procedurematig en vraagt een nauwkeurige en IT-minded aanpak van je werk. We maken hiervoor gebruik van verschillende IT-applicaties: SAP, MS SharePoint, MS Office,…
Teamwerk vinden we belangrijk; op termijn moeten de projectcoördinatoren blind kunnen vertrouwen op jouw expertise en ondersteuning, maar ook omgekeerd.

Je rapporteert aan je teamverantwoordelijke.
 

Profiel

•    Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs
•    Je blikt terug op een eerste succesvolle administratieve werkervaring waarbij administratief ondersteunend werken een belangrijk element was. 
•    Ervaring binnen een technische omgeving is een sterk pluspunt. Belangrijk is sowieso de interesse om je de materie eigen te maken.
•    Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.
 

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 
•    een CV screening op basis van het profiel,
•    een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
•    gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.