Teamverantwoordelijke HRM Administratie, inclusief payroll

Situering van de functie

Het departement HRM ondersteunt dagelijks Farys en zijn medewerkers in het uitvoeren van hun activiteiten. Het HR-administratief team van dossierbeheerders streeft naar een kwalitatieve HR- en loonadministratie voor meer dan 1000 collega’s, interims en bestuurders. Ze doen dat in een complexe omgeving, gebruik makend van een eigen loonmotor. We zijn een werkgever in de publieke sector met medewerkers in verschillende statuten. We werken binnen een sterk evoluerend (wetgevend) kader.

Functie

Als teamverantwoordelijke geef je leiding aan vijf dossierbeheerders. Samen met hen verzorg je een kwalitatieve en tijdige afhandeling van personeelsvragen, dossiers en de uitbetaling van de lonen. Met jouw gevoel voor structuur en overzicht zorg je ervoor dat de planning helder blijft, taken op het juiste moment worden opgevolgd en de kwaliteit van onze dienstverlening gewaarborgd blijft.

Je combineert dit coördinerende overzicht met een actieve rol binnen het team: je werkt mee aan de dossiers, ondersteunt je collega’s waar nodig en draagt zo bij aan een efficiënte werking en sterke resultaten. Je haalt energie uit het samen behalen van doelen, motiveert je team en zorgt voor een positieve werkomgeving waarin iedereen zijn talent optimaal kan inzetten.

Concreet:
-    Vanuit jouw zicht op de (jaar-)planning en jouw kennis van de processen organiseer je de dagelijkse werking van je team zodat die efficiënt en soepel verloopt.
-    Je bewaakt de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening van het team. Je schakelt vlot tussen (onverwachte) situaties en stelt pragmatisch prioriteiten.
-    Je hebt oog voor detail en ziet er op toe dat het team nauwkeurig werk aflevert.
-    Je werkt mee in de dagdagelijkse afhandeling van de mailbox, dossiers, vraagstukken en loonverwerking. Je neemt complexere opdrachten op en springt ook bij waar nodig. Je bent in staat om snel te schakelen en weet (onverwachte) dringende zaken (zelf) op te nemen.
-    Je communiceert graag en proactief waardoor er voldoende afstemming is met de directiemanager HRM, de HRM-ICT projectleider, de collega-HRM diensten (Vorming, Mobiliteit, Werving en Selectie) en de vele interne klanten. Je bent een bruggenbouwer.
-    Je begeleidt en coacht je teamleden en helpt hen hun competenties en talenten verder te ontwikkelen. Je bent daarbij laagdrempelig en bereikbaar voor je team.
-    Je werkt mee aan de operationele projecten voortvloeiend uit de visie van de organisatie: je analyseert de impact op je team, vertaalt ze naar concrete acties en (wijziging in) procedures, werkt deze uit en volgt ze op.
-    Je bent verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de HR-processen (van in- tot uit dienst, inclusief payroll). Je denkt ook mee na over optimalisaties, werkt deze mee uit en zorgt voor voldoende draagvlak en communicatie in je team.
-    Je smijt je met veel goesting op het doorgronden van onze -soms complexe- (IT-)systemen (waaronder SAP) zodat je na enige tijd een expert ter zake wordt. Samen met onze projectleider volg je de ICT-ontwikkelingen binnen HRM op en help je onze processen verder te digitaliseren.

Profiel

•    Je bezit een masterdiploma.
•    Je blikt terug op minimum 2 jaar ervaring in een leidinggevende functie.
•    Je hebt ervaring in brede HRM-context zodat je al voeling hebt met de opdracht van HRM. 
•    Je hebt ervaring in SAP-HR of een grote interesse en kunde om je dit systeem zo snel mogelijk eigen te maken. 
•    Je maakt vlot gebruik van Excel voor de opmaak van rapporten en analyses.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n)

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.