Teamlead administratie sportbeheer

Situering van de functie

Het departement sportbeheer beheert publieke (stedelijke en gemeentelijke) zwem- en sportaccommodaties. Daarbij staan we onder meer in voor de exploitatie van deze accommodaties, inclusief de inzet van mensen en middelen. Binnen het departement sportbeheer situeren zich de divisie relatiebeheer, de divisie exploitatie en een team van administratieve collega’s. Voor dit laatste team zijn we op zoek naar een teamlead.

Met jouw team van 4 administratieve medewerkers ondersteun je het departement sportbeheer en de divisies relatiebeheer en exploitatie specifiek. Je beheert verschillende administratieve taken en documentenstromen die een kwalitatieve dagelijkse werking verzekeren. Denk hierbij aan het nauwkeurig verzamelen en verwerken van informatie omtrent bestelaanvragen, offertes en facturatie, subsidieaanvragen, operationele procedures, werkprocessen en checklists, projectfiches en -administratie, contracten en overeenkomsten, officiële formaliteiten naar steden en gemeenten toe, onderhoudsaanvragen, klantmeldingen, enz.
 

Functie

Als teamlead administratie ben je een overtuigde people manager. Je hebt als leidinggevende aandacht voor resultaten, maar ook voor de motivatie en het welbevinden van jouw medewerkers.

• Je gaat actief op zoek naar competenties en talenten en je zet deze complementair in.
• Je coacht medewerkers in hun ontwikkeling. Je detecteert en bespreekt opleidingsnoden, adviseert vanuit jouw eigen expertise en benoemt waarin mensen kunnen groeien.
• Je bevordert samenwerking binnen jouw team. Je ben een laagdrempelig aanspreekpunt en zorgt actief voor informatiedoorstroming. Je maakt zaken bespreekbaar om tot een gedragen oplossing te komen.
• Je motiveert en ondersteunt je team om hun taken kwalitatief af te werken. Je bespreekt resultaten en benadrukt successen, maar benoemt waar nodig ook wat anders of beter kan.
• Je creëert betrokkenheid en draagvlak. Je stimuleert je team om mee te denken en geeft hen eigenaarschap bij taken en optimalisaties.

Je bent verantwoordelijk voor een vlotte operationele werking van jouw team. Je coördineert en optimaliseert werkzaamheden en processen binnen jouw team. Je zorgt voor een gestroomlijnde werkverdeling. Waar zinvol stuur je het verloop van taken en processen bij en neem je initiatief om nieuwe werkwijzen te ontwikkelen.

• Je maakt en bewaakt de operationele planning voor het team en volgt de tijdige, klantgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening op.
• Je werkt mee in de behandeling van complexere dossiers. Zo houd je actief voeling met de materie en identificeer je makkelijker mogelijkheden om administratieve processen te optimaliseren. 
• Je gaat actief op zoek naar verbetermogelijkheden. Vanuit jouw inzicht in administratieve flows en processen enerzijds en diverse digitale tools anderzijds werk je mee aan een meer efficiënte, doelgerichte en klantgerichte werking van jouw team. Denk hierbij aan het mee uitwerken van een efficiënt documentenbeheersysteem, digitale platformen, enzomeer.

Je werkt bij dit alles samen met verschillende andere stakeholders. Zowel met de divisies relatiebeheer en exploitatie, als met andere interne diensten zoals ICT, als  met externe stakeholders zoals steden, gemeenten en andere instanties.

• Je brengt jouw ideeën constructief-assertief, maar je bent tevens bescheiden genoeg om rekening te houden met de ideeën van anderen.
• Je ontwikkelt een optimale verstandhouding met de mensen waarmee je samenwerkt, onder meer door op de hoogte te blijven van ontwikkelingen en prioriteiten in hun werking en na te gaan op welke manier jij en jouw team daar aan kunnen bijdragen. Je ent de dienstverlening van jouw team zo goed mogelijk op de behoeften van de (interne) klanten die je ondersteunt.
• Je faciliteert binnen jouw team eenzelfde ingesteldheid en creëert zo een basis van goodwill en samenwerkingsbereidheid.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma.
• Je hebt minstens 2 jaar administratieve ervaring en blikt tevens terug op minstens 2 jaar coördinerende of leidinggevende ervaring.
• Je kan vlot werken met de courante MS Office software en hebt ervaring met werken met een ERP-pakket (ervaring met SAP is hierbij een grote troef). Vlot met andere digitale tools overweg kunnen, is een belangrijke meerwaarde.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…
 

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n)

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.