Medewerker dossierbeheer en planning aansluitingen (Gent)

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van de afdeling Aansluitbeheer die instaat voor het plaatsen van drinkwateraftakkingen en rioolaansluitingen en het keuren van de binneninstallaties en privéwaterafvoeren. Samen met een team van administratieve en technische collega's beheer je alle klantgestuurde opdrachten van A tot Z binnen de zone Gent.

Functie

Als Administratief Medewerker binnen het team Aansluitbeheer, word je ingeschakeld in het proces voor het aanleggen en aanpassen van drinkwateraftakkingen en rioolaansluitingen en de keuring. Dit gaat over de voorstudie, de planning en de naverwerking van de werken. 

Als schakel in de administratieve ketting van Aansluitbeheer behandel je dossiers in verschillende stadia: Je controleert de ingediende aanvragen op hun volledigheid en vraagt ontbrekende gegevens op. Op basis van deze informatie breng je de nodige technische verplichtingen in orde: inplannen technisch bezoek, aanvraag vergunningen, onderboringen, … Je vertaalt deze stappen in een offerte en verwerkt de akkoorden van de klant. Je plant de ploegen van de aannemer in voor het uitvoeren van de werken bij de klant. Na uitvoering van de werken volgt de facturatie en de verwerking in het ERP-systeem.

Onze werking is sterk procedurematig en vraagt een nauwkeurige en IT-minded aanpak van je werk. We maken hiervoor gebruik van verschillende IT-applicaties: SAP, MS SharePoint, MS Office.

Je zorgt voor de registratie en behandeling van alle vragen over de dossiers. Je analyseert deze vragen en gaat samen met de klant, collega’s en onderaannemers op zoek naar een haalbare oplossing. Ook bij onverwachte situaties neem je initiatief om op een positieve, klantvriendelijke en rustige manier te communiceren en naar een oplossing toe te werken.

Teamwerk vinden we belangrijk. Je wordt ondersteund door je collega’s en leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden dan moedigen we je aan om deze te bespreken en eventueel mee te werken aan het optimaliseren van de procedures en werkprocessen.
 

Profiel

•    Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs
•    Je blikt terug op een eerste succesvolle administratieve werkervaring waarbij planning een belangrijk element was. 
•    Ervaring binnen een technische klantendienst is een pluspunt. Belangrijker is de interesse om je de materie eigen te maken.
•    Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.