Medewerker Onthaal (Gent) | NIET-VERGELIJKEND AANWERVINGSEXAMEN
Situering van de functie
Standplaats Gent
Weddeschaal C1-C2-C3
Loopbaanpad Expertise
Doel
Instaan voor een klantgerichte en vlotte ontvangst van bezoekers, het professioneel beantwoorden van vragen en het uitvoeren van administratieve ondersteuning zodat de dienstverlening van de organisatie efficiënt, tijdig en kwaliteitsvol verloopt.
Resultaatgebieden
Het professioneel en zelfstandig uitvoeren van administratieve, onthaal en facilitair gerelateerde taken ter ondersteuning van de dagelijkse werking van de organisatie.
Voorbeelden van activiteiten:
- bezoekers vriendelijk ontvangen, inschrijven en doorverwijzen naar de juiste persoon of dienst
- beantwoorden van telefonische oproepen en doorverbinden of boodschappen noteren
- beheren van de agenda van vergaderruimtes of afsprakenplanning
- bijhouden van klassement en archief (digitaal en op papier)
- verwerken van inkomende en uitgaande (digitale) post
- ondersteunen bij diverse facilitaire diensten (catering, economaat,… )
Het gericht en klantvriendelijk beantwoorden van vragen van bezoekers, klanten en collega’s om een optimale dienstverlening te garanderen.
Voorbeelden van activiteiten:
- registreren en beantwoorden van vragen aan het onthaal, via telefoon of e-mail
- de vraag analyseren en klanten en bezoekers correct informeren of doorverwijzen
- informatie opzoeken en duidelijke, praktische antwoorden formuleren
- verbeteringsmogelijkheden in procedures en werkprocessen signaleren
- bijdragen aan een positieve eerste indruk van de organisatie
De efficiëntie van de dienst helpen optimaliseren via het ondersteunen van collega’s, overleggen en rapporteren aan de dienstchef
Voorbeelden van activiteiten:
- knelpunten in processen bespreken en oplossingen voorstellen
- rapporteren over de stand van zaken en realisaties van projecten en opdrachten
- planning en prioriteiten bespreken rekening houdend met het doel van de dienst
Competentieprofiel
Kerncompetenties
Betrokkenheid
Zich trots en ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten en het gevoel ‘samen de schouders er onder’ nastreven.
Klantgerichtheid
Klanten – zowel intern als extern – op een hartelijke manier ontvangen, gericht beluisteren en actief problemen of opportuniteiten detecteren. Vanuit eigen expertise adviseren, gericht doorverwijzen en steeds respectvol en constructief verder helpen. Daarbij de belangen van de organisatie niet uit het oog verliezen.
Betrouwbaarheid
Te werk gaan in overeenstemming met eigen principes en verwachtingen van de organisatie, iedereen fair behandelen, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
Assertieve bescheidenheid
Zich bewust zijn van zijn eigen kwaliteiten en werkpunten, zonder in arrogantie te vervallen. Steeds op een constructieve manier in dialoog gaan, daarbij voldoende ruimte latend voor de ander en zijn eigen grenzen en die van de organisatie bewakend.
Familiecompetenties
Analyseren
Zich een kritisch oordeel vormen over de beschikbare informatie. Inzicht krijgen in oorzaak en gevolg door het essentiële van het bijkomstige te onderscheiden.
Werk structureren
Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
Kennis en informatie delen
Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen.
Functiespecifieke competenties
Oplossingsgericht werken
Onverwachte situaties opvangen en beheersen door, op basis van ervaring en kennis, mogelijke oplossingen af te wegen en door op eigen initiatief de taak op zich te nemen en op de beste manier op te lossen.
Functiespecifieke kennis en vaardigheden
kennis van gebruikelijke software
Functievereisten
diploma Hoger Secundair Onderwijs
Examenprogramma en beoordeling
Examenprogramma
Schriftelijk en/of praktisch gedeelte (25 punten)
Aan de hand van schriftelijke en/of praktische testen worden de resultaatgebieden, het competentieprofiel - inclusief klantgerichtheid - en de functiespecifieke kennis en vaardigheden van de kandidaat getest.
Mondeling gedeelte (55 punten)
Mondeling wordt gepeild naar de resultaatgebieden en de functiespecifieke kennis en
vaardigheden van de kandidaat (15 punten).
In een competentiegericht interview worden de motivatie, ervaring en competenties beoordeeld op een gestructureerde manier (20 punten).
Specifieke aandacht wordt besteed aan de competentie “klantgerichtheid” (20 punten).
De verschillende examengedeelten kunnen geheel of gedeeltelijk op computer georganiseerd worden.
Beoordeling examen
Aanwerving
schriftelijk gedeelte: 50%
mondeling gedeelte: 50%
alle examengedeelten: 60%
Inschrijven
Om deel te kunnen nemen aan dit aanwervingsexamen dien je -naast het voldoen aan de algemene aanstellingsvoorwaarden - ook aan te tonen dat je voldoet aan de voorwaarden die beschreven staan in de de functiebeschrijving. Let er dan ook op dat je deze duidelijk en voldoende uitgebreid omschrijft. Inschrijven kan tot 14-11-2025 .
Het examen wordt uitbesteed aan een extern selectiekantoor dat jou ten gepaste tijde zal informeren over het verdere verloop.
Als je meer informatie wenst, kan je mailen naar job@farys.be of bellen naar 09/240.03.36.
Het schriftelijk deel van dit examen vindt plaats in de eerste helft van december 2025.
Het mondeling deel in januari 2026.