Medewerker Administratie Netinfradiensten Gent

Situering van de functie

Netinfradiensten bundelt alle werken rond exploitatie en uitbouw van drinkwaterinfrastructuur en riolering op openbaar domein. Deze operationele diensten, die opereren vanuit 4 locaties, worden ondersteund door de stafdienst van Netinfradiensten. 

De administratieve cel staat in voor de ondersteuning van Netinfradiensten. 
In samenspraak met de operationele diensten en het management stroomlijnen en optimaliseren ze de administratieve processen zodat onze eigen diensten en externe partijen steeds op de meest efficiënte manier aan kwaliteitsvolle informatie geraken en rapporten vlot uit onze interne en externe systemen kunnen lopen. 

Functie

Als administratief medewerker word je ingeschakeld voor meerdere administratieve, ondersteunende taken:

-    Je begeleidt de kwartaalrapportering en zorgt er samen met je diensthoofd voor dat deze volledig en nauwkeurig afgeleverd kan worden. Daarvoor trek je op tijd aan de mouw van de collega’s die de input moeten leveren en kijk je na of deze input volledig en gestructureerd is. Je geeft deze mee vorm tot een afgewerkt document. 
-    Je zorgt voor de administratieve ondersteuning van de verkavelingsadviezen die ons via het omgevingsloket bereiken: je neemt de aanvraag binnen, structureert, analyseert, stuurt ze door naar de juist interne dienst/collega en volgt het antwoord op. Dat antwoord zet je om in een correcte, klantgerichte brief die je oplaadt op het omgevingsloket zodat de klant verder kan.
-    Je behandelt de bestellingen van al het materiaal dat niet onder een raamcontract valt: je maakt de bestelbon op en zorgt voor de preregistratie. Je volgt mee op.
-    Je verzorgt de administratie rond de GOW-campagnes. Het gaat hierbij om de communicatie richting de klant in verband met geplande en ongeplande werken op openbaar domein.
-    Je verwerkt subsidieaanvragen van klanten die hun afkoppelingswerken zelf uitvoerden. Hiervoor evalueer je hun ingediende facturen en verzorg je de correcte input in het opvolgingsprogramma.
-    Je zorgt voor de opmaak van documenten in het kader van de aanvraag van projectsubsidies voor rioleringen op vraag van de projectleiders 
-    Je volgt de mailbox op: je analyseert de mail en beantwoordt en/of oriënteert naar de juiste betrokken collega
-    Je behandelt de manuele invoer/rechtzetting van werk-uren van collega’s.
-    Je maakt op basis van een vast stramien en aangeleverde input verslagen en rapporten op.  

Onze werking is sterk procedurematig en vraagt een nauwkeurige en IT-minded aanpak van je werk. We maken hiervoor gebruik van verschillende IT-applicaties: SAP, MS SharePoint, MS Office, Fario.

Je hebt nog 3 collega-medewerkers. Teamwerk vinden we belangrijk. Je wordt ondersteund door je collega’s en leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden dan moedigen we je aan om deze te bespreken en eventueel mee te werken aan het optimaliseren van de procedures en werkprocessen.

Je rapporteert aan je diensthoofd.
 

Profiel

•    Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs
•    Je blikt terug op een eerste succesvolle administratieve werkervaring waarbij administratief ondersteunend werken een belangrijk element was. 
•    Ervaring binnen een technische omgeving is een pluspunt. Belangrijker is de interesse om je de materie eigen te maken.
•    Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.
 

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.