Expert proces- en databeheer

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van de divisie FM | beheer binnen het departement Facilitair Management. Facilitair Management staat in voor het facilitair beheer van eigen gebouwen en gebouwen van deelnemers, bijvoorbeeld sportaccommodaties (waaronder publieke zwembaden, sporthallen, buitenterreinen, …).  

Naast het beheer van de gebouwen is dit departement ook actief bij nieuwbouw- en renovatieprojecten van A tot Z: van de begeleiding bij het ontwerp, over de opvolging van de realisatie en het budget tot de oplevering en de coördinatie van de nazorg en het behandelen van postinterventie- en as-built dossiers.  

Binnen de divisie FM | Onderhoud staat een team paraat voor het facilitair beheer van een 140-tal gebouwen en terreinen. De focus ligt daarbij op het onderhoud inzake HVAC, zwembadtechnieken, sanitair, hemelwaterrecuperatie, elektriciteit, binnen- en buitenafwerking, schrijnwerk, …  Het team volgt tevens de screening en audit van de accommodaties op facilitair vlak op en zorgt dat alles omtrent keuringen, brandveiligheid, milieuwetgeving en vergunningen correct geregeld is.

Functie

Als expert proces- en databeheer speel je een cruciale rol in de borging, verbetering en kwaliteitsbewaking van alle processen en procedures binnen het departement Facilitair Management. Alsook bij het optimaal opzetten, begeleiden en coördineren van applicaties en IT-systemen op deze processen en procedures. Je bent dan ook gebeten door kwaliteitsvolle dienstverlening enerzijds en door het analyseren en verbeteren van doordachte (deel-)processen anderzijds.  Je doorgrondt de processen binnen FM met aandacht voor de link en de impact voor de andere departementen en de deelnemers, identificeert knelpunten, hebt oog voor evoluties in het vakgebied, stelt oplossingen voor en zorgt voor de aanpassing of opmaak van heldere procedures. Hierbij kader je eventuele wijzigingen binnen de werking van FM en Farys en stem je vooraf voldoende af met de stakeholders.
Je hebt als expert proces- en databeheer de lead in veranderingstrajecten en bent het aanspreekpunt voor het departement intern en extern. Je geeft hen advies en feedback vanuit je eigen expertise en ondersteunt hen indien nodig. 
Je staat in voor volgende zaken:

• Je doorgrondt zowel de processen van de afdeling, als de ICT-applicaties waarmee de werking wordt gerealiseerd. Je houdt hierbij steeds het ruimere plaatje voor ogen waarin deze passen: je gaat in de diepte waar nodig, zonder het helikopterzicht te verliezen.
• Je werkt behapbare procedures, procesflows en werkinstructies uit voor alle (technische en administratieve) activiteiten binnen de divisie. Je houdt hierbij rekening met de bestaande regelgeving ter zake en de principes van kwaliteitsmanagementsystemen.
• Je zorgt ervoor dat al deze kennis overzichtelijk geborgd wordt en dat ze toegankelijk is voor alle belanghebbenden.
• Je beheert de opleidingsprogramma’s. Je waakt mee over een logische opbouw ervan en beheert een overzicht wie welke kennis reeds heeft verworven. Affiniteit met structurele kennisdeling en het vormgeven van opleidingsprogramma’s zal je goed van pas komen.
• Je bent een echte bruggenbouwer naar enerzijds alle interne divisies naar andere departementen binnen Farys, en anderzijds naar externe partners zoals deelnemers en aannemers.
• Je bent een aanspreekpunt voor deze verschillende stakeholders en je hebt regelmatig overleg met hen. Zo hou je een vinger aan de pols m.b.t. wat er speelt in het werkveld en capteer je knelpunten waarvoor proceswijzigingen aangewezen zijn.
• Je communiceert constructief over de voortgang van projecten en zorgt zo voor een optimale verstandhouding tussen alle betrokken partijen. Je brengt de resultaten van voorgestelde oplossingen actief in kaart, volgt op of deze bijdragen aan de vooropgestelde objectieven en rapporteert interactief met de betrokken leidinggevenden binnen het departement.
• Je formuleert adviezen voor verbetering en waakt over het effectief aanpassen van procedures, procesflows en werkinstructies. Je ziet hierbij het ruimere plaatje en schat ook de impact in die wijzigingen kunnen hebben op bv. andere departementen of aannemers.
• Je stemt in samenwerking met ICT onze applicaties en IT-systemen zo goed mogelijk af op de bestaande procedures, procesflows en werkinstructies. Je capteert behoeften van eindgebruikers, maakt functionele analyses op, op basis waarvan de collega’s binnen ICT aanpassingen of nieuwe functionaliteiten kunnen ontwikkelen. Je volgt deze ontwikkelingen mee op, coördineert het testen ervan in de praktijk en schat de impact van deze ontwikkelingen op databeheer mee in.
• Je werkt tot slot actief mee aan de opmaak en implementatie van managementrapportage zodat de operationele werking op KPI ’s en SLA’s kan gerapporteerd en opgevolgd worden. 
• Je bewaakt hierbij de GDPR wetgeving en de (Cybersecurity-)veiligheidsbeleid welke gehanteerd wordt binnen Farys.

Profiel

• Je bezit een Master diploma. 
• Je hebt verder 5 jaar ervaring met: 
  • het coördineren en/of optimaliseren van een dienst 
  • het organiseren van opleidingen 
  • het uitwerken, coördineren en implementeren van veranderingstrajecten in een operationele omgeving 
  • het vertalen van de processen en procedures naar ICT-oplossingen voor eindgebruikers in een projectcontext 
• Je hebt ervaring in het doorgronden, optimaliseren van operationele processen en procedures in samenwerking met de verschillende betrokken diensten 
• Je kan vlot werken met courante MS Office Software  
• Je beschikt bij voorkeur over een rijbewijs B 

Pluspunten in kennis en ervaring: 

• Je hebt kennis van SAP-modules en financiële processen 
• Je hebt kennis van FMIS-modules en facilitaire processen

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming.  

De plaats van tewerkstelling is Gent.  

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature.  

De selectieprocedure bestaat uit:  

• een CV screening op basis van het profiel, 
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen, 
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift, 
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n). 

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.