Diensthoofd Administratie Projecten Netinfradiensten

Situering van de functie

Netinfradiensten bundelt alle werken rond exploitatie en uitbouw van drinkwaterinfrastructuur en riolering op openbaar domein. Deze operationele diensten, die opereren vanuit 4 locaties, worden ondersteund door de stafdienst van Netinfradiensten. De administratieve cel staat in voor de ondersteuning van Netinfradiensten. In samenspraak met de operationele diensten en het management stroomlijnen en optimaliseren ze de administratieve processen zodat onze eigen diensten en externe partijen steeds op de meest efficiënte manier aan kwaliteitsvolle informatie geraken en rapporten vlot uit onze interne en externe systemen kunnen lopen.

Functie

Als diensthoofd Administratie ben je samen met een 5-tal administratief medewerkers verantwoordelijk voor het administratieve luik van Netinfradiensten.  Rapportage in het algemeen en financiële rapportage in het bijzonder maken een groot deel van je takenpakket uit.
 
•    Je doorgrondt de administratieve processen (inhoudelijk en SAP-technisch) binnen Netinfradiensten.  Samen met de teamverantwoordelijken Administratie uit de 4 operationele zones beheer je de administratieve processen. Je identificeert knelpunten in de processen, hebt oog voor evoluties in het vakgebied, stelt -samen met het procesteam- oplossingen voor en zorgt voor de aanpassing of opmaak van heldere procedures. Hierbij hou je steeds de evoluerende nood aan rapportering in het oog. Je kadert de eventuele wijzigingen binnen de werking van Netinfradiensten en Farys en stemt vooraf voldoende af met de stakeholders.
•    Je zorgt – in samenwerking met andere diensten waaronder de data-analist- voor het correct en tijdig opleveren van administratieve verwerkingen en rapporteringen; financiële rapportage in het bijzonder. Denk dan aan de financiële rapportering voor de deelnemers van Farys, het jaarverslag, benchmarkstudies van de VMM, het aanvullen van toetredingsdossiers van deelnemers, het houden van interne sensibiliseringsvergaderingen voor collega’s, opvolgen invulling goedkeuringsflows (RAC, aankoopdossiers,…), opmaken ontwerp overeenkomsten tussen Farys, deelnemers en externe partijen, aangifte en opvolging schadegevallen in samenwerking met de juridische dienst, het waken over de juiste toepassing en verwerking van verwerkingsovereenkomsten (GDPR),…
•    Je werkt samen met het procesteam, IT en andere diensten om de rapportering en de noodzakelijke administratieve ondersteuning maximaal te automatiseren.
•    Je bent het aanspreekpunt voor een aantal interne diensten zoals Financiën maar ook voor externen (deelnemers, VMM,…).
•    Je volgt de impacterende wetgeving op
•    Vanuit de rol van diensthoofd volg je projecten op die een impact hebben op de administratieve processen van Netinfradiensten en houdt hierbij rekening met veranderende maatschappelijke verwachtingen, strategische keuzes van directie en wetswijzigingen.
•    Je maakt en bewaakt de operationele planning van de dienst, bepaalt prioriteiten, volgt de tijdige en kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening op, en stuurt bij waar nodig. Je ondersteunt je medewerkers in het nemen van beslissingen in complexe dossiers en escaleert hierbij waar nodig. 
•    Je zet in op werkoverleg op alle niveaus waarbij kennisdeling centraal staat en elkeen zich betrokken voelt.
•    Je stimuleert de coaching van alle medewerkers en je maakt resultaten bespreekbaar op alle niveaus en geeft opbouwende feedback over geleverde (team)prestaties.
•    Je werkt loyaal samen met andere diensten en werkt mee aan de ontwikkeling en/of verbetering van (crossdepartementale) werkmethodes en –procedures. Je neemt bvb deel aan vergaderingen ivm GDPR, het aankoopproces, budgetrapporteringen, goedkeuringsproces projecten, rapportering jaarverslag,…
•    Je neemt deel aan overleg en coördinatievergaderingen
•    Je vertegenwoordigt onze organisatie op adequate wijze bij externen: bij steden en gemeenten, bij particuliere en professionele klanten, bij leveranciers. Je neemt deel aan verschillende externe werkgroepen en vergaderingen Vlario/VMM (werkgroep financiering, werkgroep planning, budgetten, subsidies, benchmarkstudies,…)

Profiel

•    Je bezit een masterdiploma.
•    Door een succesvolle ervaring van minstens 4 jaar met planning en organisatie binnen een administratieve back-office, inclusief de kennis van een ERP-pakket, heb je het nodige inzicht verworven om je snel te kunnen inwerken in de complexe administratieve processen en bijhorende wetgeving.
•    Je hebt ervaring met financiële rapportage
•    Je hebt minstens 4 jaar ervaring in een leidinggevende en/of coördinerende rol.
•    Je kan vlot werken met de courante MS Office software en kan vlot werken met Excel en draaitabellen.
•    Je bent bereid je te verdiepen in SAP (operationeel/financieel), BO rapporteringen andere IT toepassingen

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n)

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.