Deskundige Schriftelijke Dossiercommunicatie

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van de Schrijfcel van de Klantendienst. Dit team beantwoordt op schriftelijke wijze alle dossier-specifieke klantvragen en klachten voor de verschillende departementen van Farys. Het scala aan onderwerpen is met andere woorden zeer breed.
Daarnaast ontwerpt en actualiseert de Schrijfcel uniforme standaardbrieven voor klantvragen die frequent voorkomen. Bij de Schrijfcel staat correct en klantgericht communiceren centraal.

Functie

Als deskundige schriftelijke dossiercommunicatie behandel je op een oplossingsgerichte manier de meer complexe klantvragen. 

• Je analyseert elk klantendossier grondig en kritisch. 
• Je verzamelt informatie door het elektronische klantendossier in SAP uit te pluizen, door je licht op te steken bij de collega’s van de betrokken afdelingen of door andere bronnen (waaronder de geldende regelgeving) te raadplegen. 
• Eerst verwerf je een objectief inzicht in de specifieke situatie die de aanleiding vormde voor de vraag van de klant. Vervolgens trek je op basis van je analyse objectieve conclusies en doe je het nodige om het dossier af te werken. 
• Met je vlotte pen stel je in correct Nederlands een volledig en gestructureerd antwoord op, dat je verzendt per brief of per e-mail. Je licht daarin niet alleen jouw analyse en je eventuele verdere acties toe, maar onderbouwt deze ook helder. 
• Je behandelt en verwerkt het dossier in SAP.
• Je ziet constructief-kritische inhoudelijke feedback op je werk van collega’s als een meerwaarde en durft zelf ook kritisch te zijn. 
• Je rapporteert aan de leidinggevende over de stand van zaken in dossiers en overlegt over prioriteiten en knelpunten. Tijdens het werkoverleg, dat op regelmatige basis wordt georganiseerd, bespreek je je lopende dossiers. 

Naast deze kerntaken zal je, als de planning het toelaat, ook worden ingeschakeld bij reguliere taken binnen de Klantendienst. Zo behoud je een goede voeling met de operationele processen. 

Dit alles doe je na een zeer grondige opleidings- en inwerkingsperiode waarin je de werking van Farys en de verschillende departementen goed leert kennen.

Profiel

• Je bezit een bachelordiploma.
• Je hebt relevante ervaring (bv als dossierbeheerder of in administratie in een dienstverlenende omgeving) met het analyseren van dossiers, het opmaken van brieven/mails,…. Als je deze ervaring niet hebt, is affiniteit met het opstellen van schriftelijke communicatie wel een must.
• Je kan vlot overweg met de courante softwaretoepassingen; ervaring in een ERP-omgeving strekt tot aanbeveling en ervaring met SAP is helemaal een troef.
• Met jouw excellente kennis Nederlands weet je professioneel, klantgericht en objectief te communiceren met zowel klanten als collega’s. Kennis van het Frans is een pluspunt. 

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.