Learning en fleet officer

Situering van de functie

Je maakt deel uit van het departement HRM dat ervoor zorgt dat Farys zich als organisatie verder kan ontwikkelen door het inzetten van competente medewerkers en het uittekenen van een performant personeelsbeleid. Vanuit haar deskundigheid ontzorgt en ondersteunt het departement HRM leidinggevenden en medewerkers. Daarbij horen onder andere het meewerken aan de uitwerking van strategische beleidsdoelstellingen, het opmaken van de personeelsformatie en het opvolgen van het personeelsbudget, de selectie van nieuwe collega’s, het voorzien van opleidingen, personeelsadministratie,…

Het luik ‘vorming’ staat in voor het organiseren en beheren van opleidingen aan ons personeel, zowel intern als extern georganiseerd, zowel technisch als niet-technisch. Denk daarbij  aan het inwerken van nieuw personeel maar ook aan het voorzien van wettelijk verplichte opleidingen die leiden tot kwalificaties, meer expertise-gerichte vorming enzoverder. In 2023 organiseerden we in totaal 18.300 uren opleiding voor een 1000-tal personeelsleden. Sommige opleidingen geven we intern, oa  via onze eigen technisch lesgever, maar evengoed steunen we op externe leveranciers. Daarnaast worden er ook technische  opleidingen voorzien voor onze aannemers.

Het luik ‘mobiliteit’ voorziet bedrijfsfietsen en -wagens, op-maat van het profiel van de medewerker. Als overheidsbedrijf werken we hiervoor met raamovereenkomsten met leveranciers. De collega’s van mobiliteit beheren het proces van A tot Z, in samenwerking met de leverancier.

Functie

Als deskundige vorming en mobiliteit verdeel je je tijd ongeveer 50/50 over vorming en mobiliteit. 
Na een zeer grondige opleidings- en inwerkingsperiode waarin je Farys en de werking van Vorming en Mobiliteit leert kennen, sta je -samen met je collega’s- in voor de het volgende takenpakket:

Voor vorming:
-    Je organiseert een aantal afgelijnde vormingen van A tot Z: 
o    enkele jaarlijks terugkerende technische opleidingen (asbest, PE-lassen, werfsignalisatie) 
o    rijbewijs C/CE 
o    alle externe opleidingen.
Dankzij jouw communicatieve vaardigheden stem je vlot af, zowel met de interne klant als met de leverancier/lesgever. Je volgt op en stuurt bij waar nodig. Je bent het eerste aanspreekpunt voor deze opleidingen.
-    Je bewaakt hierbij de planning en de vormingsagenda.
-    Omdat je back-up bent van je collega’s spring je ook bij in de administratieve organisatie van andere opleidingen.
-    Dankzij jouw nauwkeurigheid sta je met plezier in voor een correcte administratie, facturatie van alle opleidingen en het klassement.
-    Je onderhoudt de LMS-tool.
-    Samen met je collega  werk je e-learnings uit: je stelt de juiste vragen, verzamelt de nodige informatie (beeldmateriaal en tekst), werkt mee aan de opmaak van de e-learning en rolt de e-learning uit binnen Farys.

Voor mobiliteit:
-    Vanuit jouw klantvriendelijkheid en expertise ben je -samen met je collega’s- een aanspreekpunt voor onze interne klanten wat betreft bedrijfsfietsen en -wagens: je beantwoordt vragen, bezorgt hen de juiste informatie,… Je treedt in die zin op als ‘specialist mobiliteit’.
Je zorgt er voor dat de interne reglementen nageleefd worden.
-    Jij behandelt de bedrijfsfietsendossiers van A tot Z, samen met onze partner o2o.
-    Inzake de bedrijfswagendossiers behandel jij het dossier van start tot bestelling (bepaling rijprofiel, eventuele opstart audit thuislaadstation, bepaling wagenbudget, opstart simulaties, uitvoer mini-competities, bestelling).
Je bent back-up voor je collega die instaat voor het vervolgproces (levering, aanvragen laadpas, terugname oud voertuig,…).
-    Dagdagelijks onderhoud je de fleetmanagementtool.

In dit takenpakket is het noodzakelijk om flexibel te zijn, snel te kunnen schakelen, prioriteiten te kunnen stellen en probleemoplossend te denken.
Je rapporteert grondig en regelmatig de stand van zaken voor de dossiers die je opvolgt en houdt een nauwgezette administratie bij, bvb in LMS (learning management system,  XPOFleet voor mobiliteit en SAP voor facturatie). 
Je stemt spontaan af met collega’s en je leidinggevende.
Je werkt vlot samen met je collega’s binnen het departement HRM én met andere diensten binnen Farys. We hechten er belang aan om te luisteren naar elkaar, maar verwachten van jou ook een assertief-bescheiden ingesteldheid vanuit jouw expertise.
Vanuit een sterke collegialiteit en met een frisse blik denk je daarnaast ook mee aan manieren om de werking van de dienst te verbeteren.

Profiel

•    Je bezit een bachelorsdiploma.
•    Je hebt relevante ervaring inzake dossierbeheer met zowel contacten met klanten als met leveranciers waarbij nauwkeurig werken zeer belangrijk is.
•    Je hebt een meer dan gefundeerde kennis van MS Office-tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)
•    Heb je ervaring in het ontwikkelen van e-learnings en kan je al werken met Articulate Storyline? Dat is een klein pluspunt.
 

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.