Deskundige Bestuursondersteuning

Situering van de functie

De dienst Statutair beheer en Governance staat onder meer in voor de statutaire organisatie waaronder het beheer van de statuten, de organisatie van de bestuursorganen, .... van ons bedrijf.

Functie

Als Deskundige Statutair Beheer zorg je samen met 3 collega’s voor het administratieve beheer van alle vergaderingen van bestuursorganen en sta je in voor het beantwoorden van vragen die kaderen in het Decreet over het Lokaal Bestuur en Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Directe betrokkenheid van de lokale besturen bij de besluitvorming rond de Farys-activiteiten realiseren, behoort tot onze strategische opdrachten.

• Vanuit een inhoudelijke interesse verwerf je een volledig en diepgaand inzicht in onze statuten, structuren en processen, het Decreet over het Lokaal Bestuur en het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen.
• Ter voorbereiding van de diverse periodieke overlegmomenten met onze deelnemers - in de vorm van de Algemene Vergaderingen, de Raden van Bestuur en de Adviescomités - verzamel, redigeer en controleer je de agendapunten van onze verschillende diensten. Je wordt hierbij ondersteund door een documentbeheersysteem (SharePoint).
• Je verzorgt de nodige communicatie: van de uitnodigingen over agenda’s tot de verslagen van de vergaderingen, zowel via het online portaal, per email als op papier (en in de toekomst mogelijks per E-box).
• Als punctuele planner weet je de diverse dossiers met nodige grondigheid en nauwkeurigheid binnen de afgesproken deadlines af te handelen.
• Je bouwt juridische kennis op zodat je op termijn een aanzet tot antwoord op inhoudelijke juridische vragen kan geven.
• Met je analytisch inzicht en oplossingsgerichtheid, slaag je er in om vlug onregelmatigheden in de dossiers te detecteren en gepaste oplossingen binnen het wettelijk kader te formuleren.
• Je bent samen met je collega’s aanspreekpunt voor onze deelnemers voor al hun praktische vragen rond de bestuursorganen. Als aanspreekpunt zorg je voor een correcte en klantvriendelijke behandeling van hun vragen.
• Je onderhoudt contacten met interne diensten (Zones, Sport- en Facility Managementdiensten, CREAT, MarCom, ICT, boekhouding, …).
• Vanuit je procesmatig denken en sterke interesse in digitalisering, doe je gerichte voorstellen om de werking van de dienst te optimaliseren en te automatiseren, voorstellen die je nadien praktisch uitwerkt.
• Je rapporteert aan de leidinggevende over de stand van zaken in dossiers en overlegt over prioriteiten en knelpunten.

Profiel

• Je bezit een Bachelor diploma (bij voorkeur in Rechtspraktijk of een andere relevante richting).
• Je hebt minstens 3 jaar relevante ervaring (bv als dossierbeheerder of in administratie in een dienstverlenende omgeving). Ervaring inzake vennootschapsrecht in een notariaat of het secretariaat van een stad of een gemeente is een plus.
• Je kan vlot en nauwkeurig overweg met de courante softwaretoepassingen (outlook, word, excel, …).
• Je kan helder en professioneel communiceren met collega’s en deelnemers; en dit zowel mondeling als schriftelijk. Franstalige deelnemers te woord kunnen staan is een pluspunt.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets of -wagen, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.