Contractbeheerder CREAT

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van Aankoopcentrale CREAT (creat.be), die fungeert als partner van lokale overheden en andere organisaties, gebonden door de wetgeving op overheidsopdrachten (zoals steden, gemeenten, OCMW’s, hulpverlenings- en politiezones, onderwijs- en zorginstellingen).

Het aanbod omvat meer dan 80 raamovereenkomsten: aankoop van verschillende goederen en diensten gaande van werkkledij, (kantoor)meubilair, facility services, ICT over voertuigen, ondersteuning rond het beheer van gebouwen tot specifieke uitrusting voor scholen, verzorgingsinstellingen, ziekenhuizen, brandweer, sportaccommodaties, … 

Functie

Als contractbeheerder ben je verantwoordelijk voor de opbouw en het beheer van de relatie met de leveranciers en dienstverleners van de afgesloten raamovereenkomsten.
Je krijgt enkele specifieke raamovereenkomsten toegewezen die je van A tot Z opvolgt: van inhoudelijke input tijdens de aankoopprocedure, over opstart van de raamovereenkomst, tot de nauwgezette opvolging van de uitvoering ervan.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers en dienstverleners. Dankzij je toegankelijke, vriendelijk-assertieve en heldere communicatiestijl capteer je vlot noden, bewaak je de belangen van de organisatie en bouw je duurzame vertrouwensrelaties op met leveranciers en klanten.
Je kan op je strepen staan waar nodig, steeds met respect en professionaliteit.

Concreet word je warm van het volgende takenpakket:

• Dankzij jouw sterk analytisch vermogen capteer je de vraag van (toekomstige) klanten, toets je deze af met (potentiële) leveranciers of dienstverleners.
• Je vertaalt behoeften in opdrachtdocumenten en werkt– in samenwerking met de dienst Aankoop- mee aan de opmaak van (technische) specificaties, contractbepalingen, uitvoeringsregels en gunningscriteria.
• Je denkt proactief mee: je kijkt vooruit, denkt breder dan je eigen dossier en neemt alle relevante elementen mee om tot een kwalitatief en duurzaam contract te komen.
• Je initieert of ondersteunt marktverkenningen, klantenbevragingen en leveranciersevaluaties.
• Je stemt spontaan en vlot af met collega’s van administratie, sales en andere interne diensten.
• Na de gunning help je bij het opzetten van de samenwerkingsmodaliteiten en ondersteun je het administratief team van CREAT bij de uitrol naar klanten.
• In sommige gevallen neem je ook het leidend ambtenaarschap op.
• Je bewaakt je eigen planning en zorgt ervoor dat deadlines gehaald worden.
• Tijdens de looptijd van de overeenkomsten volg je verder de kwaliteit van de samenwerking en de uitvoering van de contracten nauwgezet op: afspraken over prijs, kwaliteit, leveringstermijn en het opvolgen van klachten. Je organiseert hiervoor met de leveranciers en dienstverleners opvolgvergaderingen en volgt de actiepunten die daaruit volgen op. Je volgt de evolutie van het contract op via rapporten en kan deze cijfers interpreteren en toelichten.
• Dankzij je creativiteit en expertise kunnen we onze contracten actueel houden, de kwaliteit van onze dienstverlening continue vergroten en bijdragen aan een duurzamer aankoopbeleid.
• Samen met de collega’s detecteer je opportuniteiten om het aanbod van CREAT verder uit te werken en de dienstverlening efficiënter te organiseren en werk je projectmatig mee om deze te implementeren. Er wordt ook ingezet op netwerkmomenten tussen CREAT-klanten, -leveranciers en -dienstverleners, waarbij je actief meewerkt aan de organisatie hiervan en je je rol als aanspreekpunt voor je overeenkomsten opneemt.

Profiel

• Je bezit een Masterdiploma.
• Je hebt minimum 2 jaar relevante ervaring.
• Ervaring met de wetgeving overheidsopdrachten is een troef.
• Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming.

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.