Backoffice dossierbeheerder klantendienst

Situering van de functie

Bij Farys staat de klant centraal. We vinden het belangrijk om al onze activiteiten correct en met respect voor de klant uit te voeren. In deze functie maak je deel uit van het departement klantendiensten, meer specifiek van de back office van de divisie klantenbeheer. De divisie klantenbeheer is verantwoordelijk voor het uitsturen van correcte facturen, het regelen van complexe verhuisdossiers en het behandelen van allerhande klantvragen rond deze onderwerpen. Deze klantvragen komen via verschillende kanalen tot bij onze back office, zoals via het contact center, onze website of het onlineklantenplatform (MyFarys).

Functie

• Als backoffice dossierbeheerder beheer je verschillende dossiers in ons digitale klantenbeheersysteem (SAP). Je verwerkt vragen van klanten rond diverse thema’s zoals verhuis en facturatie en zorgt voor een optimale dienstverlening. Binnen het team verhuis gaat dit over complexere verhuisdossiers, binnen het team facturatie over het aangerekend verbruik, toegepaste tarieven of de manier waarop facturen worden verzonden. Daarbij help je ook mee om blokkerende factoren in verhuisdossiers of bij het opmaken van facturen te achterhalen en op te lossen. Denk hierbij bv. aan verkeerd doorgegeven meterstanden, zeer hoge verbruiken, …
• Je onderzoekt wat er precies aan de hand is door de informatie in het elektronisch klantendossier grondig te analyseren en aanvullende gegevens bij andere betrokken partijen te verzamelen. Je legt daarbij de nodige verbanden zodat je elke vraag onderbouwd kan beantwoorden en elke klant helder kan informeren via diverse kanalen (mail, brief, telefonisch).
• Je verzorgt de administratieve verwerking van vragen en dossiers in ons digitale klantenbeheersysteem. Je registreert, verifieert en valideert de informatie die je verwerkt nauwgezet.
• Je bouwt gaandeweg diepgaande kennis op van ons systeem en onze procedures. Eens je standaardprocedures onder de knie hebt, kan je je verder specialiseren en je kennis verbreden. Je wordt hierbij ondersteund door je collega’s en je leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden, dan moedigen we je aan om mee te werken aan het optimaliseren van onze procedures en processen.
• Je werkt bij dit alles nauw samen in een team. Je deelt jouw kennis en ervaring met collega’s en stelt de prioriteiten van het ruimere team voorop.

Profiel

• Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs.
• Je hebt een eerste succesvolle ervaring opgedaan in dossierbeheer, een klantendienstomgeving of een back office omgeving.
• Je kan vlot overweg met de courante MS Office software. Je hebt bij voorkeur ook ervaring met een ERP- of CRM-softwarepakket, ervaring met SAP is wat dat betreft een grote troef.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.