Backoffice dossierbeheerder debiteurenadministratie

Locatie:  Gent
Datum:  11 feb. 2024

Situering van de functie

Bij Farys staat de klant centraal. We vinden het belangrijk om al onze activiteiten correct en met respect voor de klant uit te voeren. In deze functie maak je deel uit van het departement klantendiensten, meer specifiek van de back office van de divisie debiteurenbeheer. De divisie debiteurenbeheer is verantwoordelijk voor de volledige en correcte afhandeling van de betaling van facturen door klanten: dit omvat onder meer de ondersteuning van klanten die het financieel wat moeilijker hebben (o.a.. in samenwerking met het OCMW, de schuldbemiddelaar of de lokale adviescommissie van de gemeente) en de opstart van een aanmaantraject wanneer klanten niet tijdig hun factuur betalen.

Functie

  • Als back office medewerker beheer je verschillende dossiers in ons digitale klantenbeheersysteem (SAP). Je verwerkt klantendossiers waarbij we niet tijdig de betaling ontvangen en zorgt voor een optimale dienstverlening.
  • Je onderzoekt wat er precies aan de hand is door de informatie in het elektronisch klantendossier grondig te analyseren en aanvullende gegevens bij andere betrokken partijen te verzamelen. Je legt daarbij de nodige verbanden zodat je kan inschatten waarom we betalingen niet tijdig ontvangen: is een overname niet doorgegeven, zijn klantgegevens niet correct doorgegeven, kampt een klant met betalingsmoeilijkheden, …? 
  • Je gaat vervolgens aan de slag met het innen van facturen volgens de bijhorende wettelijk vooropgestelde regels. Hierbij werk je samen met verschillende externe instanties en dienstverleners. Denk bv. aan het incassobureau, de gerechtsdeurwaarder of de advocaat, waarmee we samenwerken in het aanmaantraject. Of aan het OCMW of schuldbemiddelaars in het kader van ondersteuning van klanten die het financieel moeilijker hebben.
  • Je verzorgt de administratieve verwerking van vragen en dossiers in ons digitale klantenbeheerssysteem. Je registreert, verifieert en valideert de informatie die je verwerkt nauwgezet.
  • Je bouwt gaandeweg diepgaande kennis op van ons systeem en onze procedures. Eens je standaardprocedures onder de knie hebt, kan je je verder specialiseren. Je wordt hierbij ondersteund door je collega’s en je leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden dan moedigen we je aan om mee te werken aan het optimaliseren van onze procedures en processen.
  • Je werkt bij dit alles nauw samen in een team. Je deelt jouw kennis en ervaring met collega’s en stelt de prioriteiten van het ruimere team voorop.

Profiel

  • Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs.
  • Je hebt een eerste succesvolle ervaring opgedaan in dossierbeheer, een klantendienstomgeving of een back office omgeving.
  • Je kan vlot overweg met de courante MS Office software. Je hebt bij voorkeur ook ervaring met een ERP- of CRM-softwarepakket, ervaring met SAP is wat dat betreft een grote troef.

Competenties

Assertieve bescheidenheid
Betrokkenheid
Betrouwbaarheid
Klantgerichtheid
Analyseren
Kennis en informatie delen
Oplossingsgericht werken
Werk structureren

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

  • een CV screening op basis van het profiel,
  • een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
  • gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.

 

 

De kracht van onze dienstverlening is de diversiteit en deskundigheid van onze teams. Farys focust op kwaliteiten en competenties van medewerkers ongeacht leeftijd, gender, beperking, seksuele oriëntatie of afkomst.

Voor meer informatie over deze vacature of selectieprocedure kan je contact opnemen met Kenneth Bruggeman via job@farys.be.

6 redenen om bij ons te werken

1.  Boeiende, gevarieerde functies in publieke dienstverlening met verantwoordelijkheid en lokale impact

2.  Een groot, stabiel bedrijf

3.  Duidelijke en correcte arbeidsvoorwaarden

4.  Een mooie balans privé-werk

5.  Begeleiding en opleiding

6.  Een duurzame onderneming


Vacaturesegment: CRM, ERP, SAP, Technology