Administratief medewerker Procesteam (Gent)

Situering van de functie

Netinfradiensten bundelt alle werken rond exploitatie en uitbouw van drinkwaterinfrastructuur en riolering op openbaar domein.  
De operationele diensten, die opereren vanuit 4 locaties (Asse, Brugge, Gent en Ronse) worden ondersteund door de stafdienst van Netinfradiensten. 
In deze functie maak je deel uit van het procesteam (6 personen) van de stafdiensten. Dit procesteam staat in voor het in kaart brengen, optimaliseren en uniformiseren van processen over de operationele diensten heen. 

Functie

De procesbeheerders brengen over de verschillende zones heen de manier van werken in kaart en werken geüniformiseerde en geoptimaliseerde processen en procedures uit. Daarbij wordt nauw samengewerkt met ICT omdat IT-technische systemen aangepast worden om de processen te ondersteunen.

Als medewerker werk je ondersteunend voor de procesbeheerders en de operationele diensten.

Je doet dit concreet door data- en documentbeheer.

Je gaat aan de slag met technische data. Je verzamelt data, kuist deze op, zorgt voor de voorbereiding en daarna ook voor de input in SAP.  Daarnaast werk je ook procesdocumentatie en werkinstructies uit. 
Je werkt veel met excel, SAP en xECM.

Concreet sta je in voor:
-    Masterdata Management:
Masterdata zijn onze technische assets en de eigenschappen van deze assets. 
Je verzamelt, controleert, structureert en onderhoudt de masterdata en de bijhorende documenten.
-    Ondersteuning PO-plannen (Periodiek Onderhoud):
Je helpt bij de  opzet, planning, actualisatie en opvolging van PO-plannen.
-    Documentatie en Instructies:
Je schrijft procesdocumentatie en werkinstructies uit en zorgt dat deze up-to-date blijven.
-    Rapportage en Controlling:
Je trekt  eenvoudige, periodieke rapportages ter ondersteuning van controlling.
Je maakt statusverslagen van geplande/uitgevoerde/verwerkte interventies/onderhoud.
-    Testing
Je test de processen in SAP (pc en Ipad)
-    Opleiding
Je ondersteunt de procesbeheerders bij het geven van opleiding en geeft eenvoudige opleidingen zelf.

Daarvoor bouw je gaandeweg diepgaande kennis op van ons systeem en onze procedures. Eens je standaardprocedures onder de knie hebt, kan je je verder specialiseren en je kennis verbreden. Je wordt hierbij ondersteund door je collega’s en je leidinggevende die je van bij de start on-the-job opleiden. Zie je zelf verbetermogelijkheden, dan moedigen we je aan om mee te werken aan het optimaliseren van onze procedures en processen.

Onze werking is sterk procedurematig en vraagt een nauwkeurige en IT-minded aanpak van je werk. We maken hiervoor gebruik van verschillende IT-applicaties: SAP, MS SharePoint, MS Office,…

Teamwerk vinden we belangrijk; op termijn moeten de procesbeheerders blind kunnen vertrouwen op jouw expertise en ondersteuning, maar ook omgekeerd.

Je rapporteert aan je dienstchef.
 

Profiel

•    Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs
•    Je blikt terug op een eerste succesvolle administratieve werkervaring waarbij administratief ondersteunend werken een belangrijk element was. 
•    Je hebt ervaring met excel.
•    Ervaring binnen een technische omgeving is een sterk pluspunt. Belangrijk is sowieso de interesse om je de materie eigen te maken.
•    Je kan vlot werken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.
 

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Gent.

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets of -wagen, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.