Technisch administratief medewerker

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van het administratieve team binnen de afdeling exploitatie. Dit team ondersteunt dagelijks de operationele ploegen bij het beheer en onderhoud van het drinkwaternet en rioleringsstelsel. Dit betreft voornamelijk meldingen, interventies en kleinere werken die een snelle en correcte opvolging vereisen.

Het team werkt over de verschillende disciplines heen (drinkwater en riolering) en staat in voor een efficiënte administratieve verwerking en coördinatie van meldingen, opdrachten en ondersteunende processen. Je werkt nauw samen met technische collega’s, interne diensten en externe partners.

Binnen het Farys werkingsgebied zijn er naast zone Asse nog 3 andere zones in Ronse, Gent en Brugge. 

Functie

Als technisch administratief medewerker in zone Asse sta je in voor de correcte en tijdige verwerking en opvolging van meldingen en opdrachten met betrekking tot drinkwater- en rioleringsinfrastructuur. Je fungeert hierbij als een belangrijke schakel tussen meldingen van de klant, de technische ploegen en de administratieve afhandeling.

Je behandelt via telefonie en mail inkomende meldingen met betrekking tot defecten zoals waterlekken, wateronderbrekingen, verzakkingen of een verstopte riolering. Je analyseert deze meldingen door actief te luisteren, gerichte vragen te stellen, beschikbare informatie te raadplegen of je te informeren bij de technische collega’s. Op basis daarvan schat je de dringendheid in en denk je mee na over wanneer dit best ingepland wordt. Je maakt telkens een werkorder aan en volgt deze op in SAP, waarbij je instaat voor een correcte administratieve verwerking van begin tot afsluiting. Je communiceert hierbij voortdurend met de betrokken technische collega’s binnen de exploitatiediensten. 

Daarnaast sta je samen met jouw collega’s in voor het beheer van meerdere mailboxen en waarbij je zorgt voor een gestructureerde en efficiënte verwerking van inkomende aanvragen en opdrachten.

Je ondersteunt bij de planning en organisatie van verschillende activiteiten zoals staalnames, onderhoudswerken en campagnes rond minder hinder (i.h.k.v. wateronderbreking bij geplande werken). Hierbij verzorg je de communicatie met burgers en interne diensten zoals het labo.

Verder neem je diverse administratieve taken op zoals het opmaken van bestelbonnen, het verwerken van meetstaten en facturen, het aanvragen van vergunningen (bijvoorbeeld signalisatievergunningen), het opvolgen van schadegevallen en het voorzien van praktische benodigdheden zoals containers, werkkledij en kantoorartikelen. Je werkt hiervoor met verschillende tools zoals SAP, MS Office, Sharepoint en specifieke toepassingen zoals GIPOD, KLIM KLIP...

Je werkt nauw samen met zowel technische als administratieve collega’s en draagt actief bij aan een vlotte samenwerking en informatiedoorstroom. Dit doe je door flexibel te zijn in taken en als collega’s elkaar te ondersteunen met oog op een optimale werking van de dienst en hun prioriteiten. Bij de start word je ondersteund via een opleiding on-the-job door jouw collega’s en leidinggevende. Zie je opportuniteiten om processen te optimaliseren, dan wordt jouw initiatief hierin gewaardeerd en aangemoedigd.

Profiel

• Je bezit een diploma Hoger secundair onderwijs
• Ervaring binnen een technische omgeving is een pluspunt.
• Je hebt interesse om je de materie eigen te maken.
• Je kan vlot werken met de courante MS Office software (mailboxbeheer, Excel, Word...). Ervaring met een ERP-pakket kan in je voordeel spreken.

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Asse. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, een aanvullend pensioenplan, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit:

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift.

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.