Teamlead administratie

Situering van de functie

In deze functie maak je deel uit van ons departement Netinfradiensten. Dit departement staat in voor de exploitatie en voor de uitbouw van zowel de drinkwater- als de rioleringsinfrastructuur op openbaar domein. Deze diensten situeren zich op 4 locaties (Asse, Brugge, Gent en Ronse) en omvatten per locatie de entiteiten ‘Exploitatie Drinkwater’, ‘Projecten Drinkwater’, ‘Exploitatie Zuivering’, ‘Projecten Zuivering’ en ‘Administratie’.

Voor onze site in Asse zijn we op zoek naar een Teamlead administratie. Met jouw team van 9 administratieve medewerkers ondersteun je de technische collega’s op de site op administratief vlak. Dit omvat onder meer het aanmaken en naverwerken van werkorders in onze software (SAP), het opmaken en opvolgen van bestelbonnen voor materiaal en dienstverleners enz., het administratief verwerken van meetstaten van aannemers, het verzorgen van werf- en projectadministratie zoals parkeerverboden aanvragen, opvolgen van diverse administratieve formaliteiten naar steden en gemeenten, …
 

Functie

Als Teamlead administratie ben je een overtuigde people manager. Je hebt als leidinggevende aandacht voor resultaten, maar ook voor de motivatie en het welbevinden van jouw medewerkers.

• Je gaat actief op zoek naar competenties en talenten en je zet deze complementair in.
• Je coacht medewerkers in hun ontwikkeling. Je detecteert en bespreekt opleidingsnoden, adviseert vanuit jouw eigen expertise en benoemt waarin mensen kunnen groeien.
• Je bevordert samenwerking binnen jouw team. Je ben een laagdrempelig aanspreekpunt en zorgt actief voor informatiedoorstroming. Je detecteert eventuele conflicten en maakt deze bespreekbaar om tot een gedragen oplossing te komen.
• Je motiveert en ondersteunt je team om hun taken kwalitatief af te werken. Je bespreekt resultaten en benadrukt successen, maar benoemt waar nodig ook wat anders of beter kan.
• Je creëert betrokkenheid en draagvlak. Je stimuleert je team om mee te denken en geeft hen eigenaarschap bij projecten en optimalisaties.

Je bent verantwoordelijk voor een vlotte operationele werking van jouw team. Je coördineert en optimaliseert werkzaamheden en processen binnen de entiteit Administratie Asse en werkt ook over locaties heen mee aan verbeterprojecten. Je zorgt voor een gestroomlijnde werkverdeling binnen jouw team. Waar zinvol stuur je het verloop van taken en processen bij en neem je initiatief om nieuwe werkwijzen te ontwikkelen. Je werkt bij dit alles ook actief mee in het team.

• Je maakt en bewaakt de operationele planning voor het team en volgt de tijdige, klantgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening op.
• Je werkt mee in de dagelijkse behandeling van (moeilijke) dossiers of opdrachten. Zo houd je actief voeling met de materie en identificeer je makkelijker mogelijkheden om administratieve processen te optimaliseren. 
• Je participeert aan werkgroepen over zones en departementen heen, waarin nieuwe werkwijzen, procedures en softwaretoepassingen uitgewerkt worden. Je formuleert adviezen vanuit jouw ervaring en vanuit evoluties in het vakgebied die je opvolgt. Je neemt in bepaalde gevallen ook een trekkersrol op bij het optimaliseren van processen en procedures. En je vertaalt de nieuwe zaken die ontwikkeld worden door naar jouw entiteit.

Je werkt bij dit alles intensief samen met verschillende andere stakeholders. Zowel met de andere entiteiten binnen jouw zone, als over zones en departementen heen bouw je een goede verstandhouding uit.

• Je brengt jouw ideeën constructief-assertief, maar je bent tevens bescheiden genoeg om rekening te houden met de ideeën van anderen.
• Je ontwikkelt een optimale verstandhouding met de mensen waarmee je samenwerkt, onder meer door op de hoogte te blijven van ontwikkelingen en prioriteiten in hun werking en na te gaan op welke manier jij daar aan kan bijdragen.
• Je faciliteert binnen jouw team eenzelfde ingesteldheid en creëert zo een basis van goodwill en samenwerkingsbereidheid.

Profiel

• Je bezit een Master-diploma.
• Je hebt minstens 2 jaar administratieve ervaring en blikt tevens terug op minstens 2 jaar coördinerende of leidinggevende ervaring (beide ervaringen kunnen in dezelfde job zitten).
• Je kan vlot werken met de courante MS Office software en hebt ervaring met werken met een ERP-pakket (ervaring met SAP is hierbij een grote troef).
   

Competenties

Aanbod

Je vindt bij ons een uitdagende job met de nodige opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden én een mooie balans werk-privé. We bieden een contract van onbepaalde duur. Indien deze functie in de toekomst in aanmerking komt voor statutarisering, kan een contractuele aanwerving in deze functie leiden tot een statutaire benoeming. 

De plaats van tewerkstelling is Asse. 

Naast het loon bieden we ook diverse extralegale voordelen: maaltijdcheques (€8 per dag), een hospitalisatieverzekering, tussenkomst voor milieuvriendelijk woon-werkverkeer, mogelijkheid tot bedrijfsfiets, tussenkomst internetabonnement, diverse premies en kortingen, compensatie van overuren in verlof, een uurrooster van 40u/week met flexibele uurregeling, mogelijkheid tot telewerk…
 

Selectieprocedure

Interesse? Maak een profiel aan op ons portaal en solliciteer voor deze vacature. 
De selectieprocedure bestaat uit: 

• een CV screening op basis van het profiel,
• een eerste persoonlijke screening door HRM en online testen,
• gevolgd door een tweede competentiegericht interview (incl. case) waarbij ook je toekomstige leidinggevende aanschuift
• daarna volgt een extern assessment met optioneel een finaal interview met HRM en jouw leidinggevende(n)

Na elke stap laten we zo snel mogelijk weten of je geselecteerd bent voor de volgende stap en geven we je feedback.